課程三 采購信息記錄

拉斯帕尔玛斯超品 www.iftebe.com.cn 課程概述

本課程介紹了采購的另一個主數據,即采購信息記錄,采購信息記錄有助于為物料定義供應商特定的信息,將特別強調用于創建和更新采購信息記錄的方法。

課程目標

完成本課程后,您將能夠:

  • 介紹采購信息記錄的基本定義

  • 維護采購信息記錄

  • 區分和創建跨工廠和工廠特定的采購信息記錄

  • 在采購信息記錄中創建和更改條件

業務示例

您公司的采購部門會保存有關物料-供應商關系的數據,如果可能從多個供應商采購某種物料,并且這些供應商的價格、運費成本和交貨條件都不相同,記錄這些關系將是非常有必要的。作為買方,您可以測試采購信息記錄的功能,并使用信息更新標識自動更新這些條件。

采購信息記錄

采購信息記錄(或簡稱信息記錄)是采購部門主數據的一部分,其中包含物料和供應商或者物料組和供應商之間的關系數據,信息記錄中的條件是在采購組織級別上維護的,存儲在信息記錄中的條件和其它數據作為憑證(如采購訂單)中的缺省值。

Figure?38.?采購信息記錄

采購信息記錄

采購信息記錄(信息記錄)提供了一種選擇,用于在采購組織和工廠級別上將有關供應商和物料的信息存儲為主數據,您可以在信息記錄中定義以下信息:

  • 當前和未來的價格和條件(例如,運費和折扣)

  • 交貨數據(例如,計劃交貨時間、過量交貨和不足交貨容差)

  • 供應商數據(例如,聯系人)和有關該物料的供應商特定數據(例如,該物料所屬的供應商子范圍、供應商對物料的描述)

  • 上個采購訂單的編號

  • 文本

    在采購信息記錄中設置以下類型的文本:

    1. 內部信息記錄憑證記錄:這是將復制到采購訂單項目的內部注釋,不會打印此文本。

    2. 采購信息記錄中的采購訂單文本:這用于描述采購訂單項目,將該文本復制到采購訂單項目并會打印該文本。

采購信息記錄是買方的重要信息來源,創建采購訂單時,可以將采購信息記錄中的數據作為缺省值復制到憑證。

還可以使用這些信息記錄的清單顯示,來確定哪些供應商提供了特定物料,或可以從特定供應商采購哪些物料。

采購信息記錄在采購組織級別和工廠級別都可以有效,對于每個采購組織或工廠,它還包括對跨集團有效的常規數據。

Figure?39.?采購信息記錄:結構

采購信息記錄:結構

從“采購信息記錄:結構”圖中,您可以了解可以在哪個組織級別輸入哪些數據。

提示:

要在工廠級別保存條件,則必須在系統配置→物料管理→采購→條件→定義工廠層的條件控制 下的【工廠層條件】中對此進行指定。

(一)框架協議項目

框架采購協議是采購組織和供應商之間的長期協議,包括受預定義條件約束的物料供應或提供的服務,這些適用于預定義的期間和預定義的總采購量或特定的采購總值??蚣芐榘街擲嘈停漢賢圖蘋?。

(二)工廠

如果要通過庫存調撥從其它工廠進行外部采購,則不需要在采購中維護任何特殊數據,因為通?;嶠心誆拷崴?,但是,還可以創建工廠作為供應商,若要執行此操作,必須在維護供應商主數據時輸入工廠分配。

(三)采購信息記錄維護

在創建采購信息記錄時,您可以有多種選擇。

您可以手動創建或更改采購組織或工廠的信息記錄,在物料管理菜單中,選擇采購管理→主數據→信息記錄→采購協議記錄創建(或更改)。然后在初始界面中,您必須輸入供應商、物料以及所需的組織級別(采購組織或采購組織/工廠),在以下數據中,手動輸入必要的數據,例如,計劃交貨時間、總價和條件。

通過在維護報價、采購訂單或框架協議時設置信息更新標識,還可以自動創建或更新采購信息記錄。

Figure?40.?信息記錄:自動更新

信息記錄:自動更新

采購憑證的類型決定了信息更新標識所觸發的更新。

  • 【報價】中的時間相關條件將復制到該信息記錄中

  • 從【采購訂單】、【合同審批訂單】或【計劃協議】中,將此憑證編號更新為上個憑證

  • 對于【合同】,了解是否已存在供應商-物料組合的信息記錄非常重要,在創建或更改合同時,如果不存在供應商、物料和組織級別組合的信息記錄,則系統會使用該合同中的條件創建信息記錄,如果已存在信息記錄,則不會在該信息記錄中進行更新

信息標識(用于更新信息記錄)的特性在不同的采購憑證中會有所不同,不管什么采購憑證,在更新期間,這些條件的定制設置始終非常重要。在系統配置→物料管理→采購→條件→定義工廠層的條件控制【工廠層條件】中,您可以為每個工廠指定以下內容:

  • 工廠是允許還是不允許使用條件

  • 是否僅允許工廠相關的條件(工廠可用時)

  • 不允許工廠相關的條件(工廠禁止時)

Figure?41.?信息更新標識:采購訂單

信息更新標識:采購訂單

在采購訂單中,【信息更新】標識有兩個用于更新信息記錄的特性,即它控制是否創建或更新信息記錄。

如果設置該標識,則下列情況是可能的:

  • 信息記錄可以僅在采購組織級別或僅在工廠級別上存在(“僅一個”信息記錄(帶或不帶工廠))并且會更新

  • 帶有采購組織數據和采購組織/工廠數據和工廠特定數據的信息記錄將更新

  • 如果不存在信息記錄,但是已在系統配置中確定了工廠條件需求,則該系統將創建帶工廠的信息記錄,否則,系統會創建不帶工廠的信息記錄

Figure?42.?信息更新標識:報價、框架協議

信息更新標識:報價、框架協議

在報價、合同、計劃協議和舊采購訂單中,信息更新標識具有四個特性:

  • “ ”:信息記錄未更新或未創建

  • “A”:如果存在工廠級別的信息記錄,則更新信息記錄,此外,還在采購組織級別更新一個信息記錄,如果仍然沒有信息記錄,則系統會在采購組織級別創建該信息記錄

  • “B”:如果工廠條件允許用于該工廠,則會更新或創建工廠級別的信息記錄

  • “C”:如果該工廠不需要工廠條件,則會更新或創建采購組織級別的信息記錄

(四)價格確定

如果您創建了一個采購憑證,則系統會努力找出要采購物料的價格,系統會始終從特定到常規進行搜索。

這意味著在創建采購訂單時,系統首先在采購組織/工廠級別搜索供應商/ 物料組合的采購信息記錄,如果沒有此類信息記錄,系統就會在采購組織級別進行搜索,如果此處也沒有信息記錄,則您必須手動輸入價格。

提示:

在該采購訂單中,不建議將物料主數據中的評估價格作為采購訂單價格。

Figure?43.?信息記錄和價格

信息記錄和價格

如果不存在采購信息記錄,則在價格確定期間優先使用有效的條件,如果信息記錄不包含任何條件或僅包含有效的條件,則系統會在該信息記錄中讀取上個采購憑證的編號,然后建議使用此憑證中的價格,以這種方式確定的價格是缺省值,如果必要,買方還可以更改這些缺省值。

在買方的缺省值中,您可以定義系統處理上個采購訂單中條件的方式,要復制上個采購訂單中的條件,您可以指定以下內容:

  • 始終復制這些條件

  • 如果價格是手動輸入的,則不復制這些條件

  • 從不復制這些條件

采購信息記錄中的數據

采購信息記錄中包含關于特定物料的供應商特定數據。

在創建信息記錄時,您需要從物料和供應商主數據中獲取數據,并將其應用為信息記錄中的缺省值。如果使用信息更新標識自動生成信息記錄,則可以將相應憑證中的附加數據(例如,報價條件或采購訂單的憑證編號)傳輸至信息記錄,信息記錄中包含如下信息:

  • 特定采購組織的當前價格和交貨成本(包含或不包含工廠參考)

  • 供應商物料編號

  • 交貨選項(開始日期或結束日期)

  • 貨源數據

  • 上個采購訂單的編號

  • 如果信息記錄是從報價中自動生成的,則為報價編號

  • 價格控制標識

  • 過量交貨或交貨不足的容差限制

  • 供應商對于物料的計劃交貨時間

使用信息記錄的清單顯示功能,買方可以找出某個供應商已為哪些物料報價或提供了哪些物料,以及哪些供應商可以為某種物料報價或提供某種物料。信息記錄既適用于所有工廠,也適用于采購組織的其中一個工廠,信息記錄能夠在創建報價、采購訂單或框架協議時手動或自動生成。

(一)創建/更改/顯示信息記錄(菜單路徑:物料管理→采購管理→主數據→信息記錄→采購協議記錄):

Figure?44.?采購信息記錄的創建

采購信息記錄的創建

(二)條件

條件表示與供應商就有關價格、折扣、額外費用、運輸成本等達成一致的約束,可以在報價、信息記錄、框架協議和采購訂單中創建這類條件。

例如,您還可以選擇在供應商級別維護一般條件,隨后系統還應用這些條件確定采購憑證中的價格確定,您可以在采購憑證中手動輸入更多的條件。

既有對某個期間有效的條件,也有不指定明確有效期的條件,在后一種情況中,條件的有效期與相關采購憑證的有效期相對應。

您可在信息記錄中存儲每個條件類型的等級價格。

提示:

您不能在信息記錄中維護獨立的付款條件,但可使用無現金折扣標識來防止為采購訂單中的物料建議現金折扣。

采購訂單中的條件始終與時間無關,而信息記錄和合同中的條件始終與時間有關(因為它們是一般條件)。

在計劃協議和報價中,憑證類型確定可創建與時間相關的條件還是與時間無關的條件,您可以在系統配置中為憑證類型設置時間相關的條件標識,以啟用要在計劃協議和報價中維護的時間相關的條件。

在計劃協議和報價中定義時間相關性:(菜單路徑:系統配置→物料管理→采購→詢價/報價→定義憑證類型)。

可以為時間相關的條件定義有效期間和等級,還可以指定價格范圍(上限/下限),如果系統在采購訂單中采用這些條件,并在采購訂單中更改該條件,從而導致超出或低于價格范圍時,系統將發出錯誤消息。

提示:

不允許復制時間相關的條件。

可以在憑證抬頭或項目級別上指定條件,項目條件只適用于相關的項目,而抬頭條件則適用于該憑證的所有項目。

(三)計算方案

計算方案由一組用于確定采購價格的規則組成,在標準的計算方案中,采購價格的要素(總價、凈價和有效價格)按以下方式定義:

總價

  • 不考慮任何其它條件(如折扣/額外費用或交付成本)的價格(供應商的凈價)

凈價

  • 將折扣和額外費用考慮在內的價格(參考總價,但是不包括交貨成本)

有效價格

  • 不包括現金折扣的凈價(包括雜項費用、交貨成本和不可扣減稅)

計算方案將能確定價格產生影響的所有條件類型集中在一起,可以定義在價格計算中應用條件類型的順序。

條件類型是在系統配置中定義的代碼,可控制如何使用條件,例如,在標準系統中,條件類型表示數量相關的總價。

條件類型的其它重要控制設置包括:

  • 組條件:該標識表示并非根據采購憑證的每個項目而是跨所有項目確定的等級

  • 抬頭條件/項目條件:抬頭條件可以在憑證抬頭中輸入,適用于每個憑證項目,而項目條件在憑證項目中輸入,只適用于該項目,條件類型既可以是抬頭條件,也可以是項目條件

  • 條件類別:例如,條件類型可以定義為價格、提價或折扣

  • 計算規則:此規則用于確定條件類型是否為固定的,或條件類型取決于采購訂單數量還是采購訂單金額

  • 加/減符號:加/減符號確定條件類型是否按照提價或折扣計算的

條件類型還用于定義【等級】的參考數量,例如,等級可以與數量、項目值或交貨成本相關。

此外,計算方案還定義以下內容:

  • 哪些小計是由哪些條件類型構成的

  • 憑證或信息記錄中允許哪些條件類型

  • 在計算凈價時應用條件類型的順序

  • 在消息中為供應商指定了哪些條件類型

提示:

您可以定義各種計算方案(例如,為單個采購組織和供應商定義),在供應商主數據的采購組織數據中,可以使用方案組、供應商字段來定義為供應商使用哪些方案。

課程摘要

您現在應該能夠:

  • 介紹采購信息記錄的基本定義

  • 維護采購信息記錄

  • 區分和創建跨工廠和工廠特定的采購信息記錄

  • 在采購信息記錄中創建和更改條件

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